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Lean Six Sigma – Ablauf der Define-Phase

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von Sebastian Ptock

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14.10.2021

Lean Six Sigma ist eine Methode zur Prozessverbesserung, die dazu benutzt wird, Fehler auf eine verschwindend geringe Menge zu reduzieren. Dabei ist ein Lean Six Sigma Projekt in dem DMAIC-Zyklus gegliedert, in denen die Projektmitglieder verschiedene Methoden anwenden können.

DMAIC-Zyklus: Die Define-Phase

Die Define-Phase des DMAIC-Zyklus definiert das Projekt und identifiziert das Problem. Weiter eröffnet die Define-Phase der Lean Six Sigma Projekte mögliche Lösungsansätze und steckt die Grenzen des Projekts ab. Diese Grenzen beinhalten die Wünsche des Kunden und weitere mögliche Anforderungen, welche das Projekt erfüllen muss. Jedoch muss das Problem erst komplett identifiziert sein, bevor es gelöst werden kann.
In der Define-Phase wird jedoch keine Lösung erarbeitet. Denn die Define-Phase erstellt das Ziel, welches das Projektteam erreichen soll. Zur Zielfindung kann das Projektteam dabei auf eine große Spannweite an Methoden zurückgreifen.

Aufbau der Define-Phase

Anhand gezielter Aktivitäten in der Define Phase wird der eigentlichen Ursache des Problems auf den Grund gegangen. Der DMAIC-Zyklus beginnt also mit einer Problemstellung. Hierbei soll in dem DMAIC-Zyklus zunächst das Ziel klar und deutlich definiert und formuliert werden. Auch wichtig ist DMAIC-Zyklus den Kunden und seine Anforderungen zu kennen. Denn die Grundidee von DMAIC besagt, dass man sich stets den Anforderungen und Wünschen sowie Bedürfnissen des Kunden anpassen muss. Aus diesem Grund ist die Define Phase im DMAIC Zyklus elementar.
Weiter wird in der Define Phase der Frage nachgegangen, was das Ziel ist und wie sich das Projekt im Rahmen des DMAIC-Zyklus charakterisieren lässt. Auch ist es eine wichtige Frage im DMAIC-Zyklus zu klären, was die Anforderungen des Kunden sind. Denn die Kundenwünsche machen das Problem erst sichtbar.
Im weiteren werden einige der Methoden erläutert, welche in der Define-Phase eingesetzt werden können.

Der Projektcharter

Der Projektcharter setzt die Rahmenbedingungen des Projekts fest. Dabei halten die Teammitglieder mit dem Projektleiter die Ausgangssituation fest und stellen das Problem und gewünschte Projektziel dar. Weiter enthält der Projektcharter alle Teilnehmer des Projektes und legt einen Fokus auf die zu verbessernden Prozesse.
Die Problembeschreibung erfolgt dabei in der SMART-Methode, in der das Problem spezifisch, messbar, abgestimmt, realistisch und terminiert gemacht wird. Darüber hinaus hält das Team im Projektcharter den Projektumfang fest und unterteilt dort die möglichen Arbeitsschritte. Weiter hält das Projektteam Meilensteine, die Rollen jedes Mitglieds des Teams und den Projektnutzen fest.

Die SIPOC-Methode

Mit der SIPOC-Methode definiert das Projektteam relevante Ein-und-Ausgänge von den zugrundeliegenden Prozessen. Dabei kann der zu verbessernde Prozess in verschiedenen Prozessschritten unterteilt werden. Diese Schritte muss das Team dann in die korrekte Reihenfolge bringen und anhand eines Start und Stopp Ereignisses ordnen.
Weiter werden die Kunden des jeweiligen Prozesses festgehalten und der gewünschte Ausgang des Prozesses notiert. Das Team kann dabei Prozesse und ihre Schritte weiter nach Lieferanten des Eingangs und die wesentlichen Ausgangsgrößen identifizieren.
So kann sich das Team ein einheitliches Verständnis über den Prozess verschaffen.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan unterstützt das Team in der weiteren Planung ihrer Handlungsschritte. Dabei kann das Team mit dem Projektstrukturplan Aufgaben verteilen und deren Zugehörigkeit zu Prozessen oder anderen Aufgaben identifizieren.
So kann der Projektstrukturplan eine Hierarchie der Arbeitsschritte und deren Wechselwirkung mit anderen Arbeitsschritten offenlegen. Weiter kann das Team verschiedene Hauptaufgaben in Unteraufgaben zerlegen und dort Gemeinsamkeiten finden.
Durch die detaillierte Auflistung aller möglichen Arbeitsschritte kann sich das Team so selbst kontrollieren und Meilensteine weiter ausarbeiten.

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