Define ist der erste Schritt des DMAIC-Zyklus. Hier entsteht das Verständnis für die Projektarbeit, indem alle relevanten Projektinformationen erfasst und die Probleme sowie die Zielsetzung eindeutig definiert werden. Im Groben lässt sich die Define-Phase hierbei in folgende 3 Schritte unterteilen:
- Schritt 1: Projektziele festlegen
- Schritt 2: Projekt abgrenzen
- Schritt 3: Kundenanforderungen spezifizieren
Schritt 1: Projektziele festlegen
Das Six Sigma Projekt startet zunächst mit der Erstellung eines Project Charters. Hier werden relevante Projektinformationen wie die Zielsetzung, der Projektumfang und die Aufgabenverteilung festgelegt.
Business Case
Der Business Case beschreibt die Unternehmenssituation und zeigt die Notwendigkeit des Six Sigma Projekts. Der IT-Dienstleister Chipfix AG beliefert externe Kunden mit seiner IT-Produktpalette. Es müssen mehrere Prozessschritte durchlaufen werden, wobei es zu fehlerhaften Abläufen kommt, welche in steigenden Prozesskosten und Prozesszeiten resultieren.Problem Statement
Beim Problem Statement wird eine genaue Beschreibung des Problems abgegeben. Im Vordergrund steht dabei eine präzise und messbare Beschreibung des Problems. In diesem Six Sigma Beispiel sind die Probleme als falsche Artikel, falsche Mengen, fehlende Quittierungen, falsch gepackte Paletten, Fehlbestände, falsches Etikettieren, falsche Lieferungen und Fehler bei Ein- und Auslagerungen aufgeführt.Goal Statement
Bei der Zielbeschreibung werden Verbesserungen innerhalb einer definierten Zeitspanne festgelegt. In einem Zeitraum von 2019 bis zum zweiten Quartal 2020 sollen die durchschnittlichen Fehler beim gleichen Warenvolumen um 40% reduziert werden und der Sigmawert von 4,8 auf 5,1 verbessert werden. Die Zielbeschreibung wird nach Smart-Kriterien verfasst und soll die Auswirkung der Projektziele auf das Unternehmen beschreiben. Die Projektziele “das Fehleraufkommen zu reduzieren” und “den Sigmawert zu erhöhen” sollen die externe Liefertreue positiv beeinflussen und die anfallenden Kosten für das Unternehmen bis zum zweiten Quartal 2020 senken.Project Scope
Der Project Scope beschreibt die Themen- und Rahmenbedingungen des Projekts und visualisiert die Projektgrenzen. Relevante Themen werden von nicht relevanten Themen im Rahmen des Projekts abgegrenzt und unter „In Scope“ und „Out of Scope“ festgehalten. Projektrelevant sind die Warenannahme, Warenein- und auslagerung und die Warenauslieferung. Daher werden diese unter „In Scope“ festgehalten. Nicht Bestandteil des Projekts und damit „Out of Scope“ sind die Ersatzteillogistik und das Servicecenter.Team Roles
Hier werden die Projektbeteiligten festgehalten. Mögliche Beteiligte können der Champion, der Sponsor des Projekts, der Projektleiter, der Coach und weitere Teammitglieder sein. Wichtig ist vor allem die Rolle des Teamleiters, der für die erfolgreiche Projektarbeit zuständig ist. Je nach Größe des Projektes können ebenfalls verschiedene Black-, Green- und Yellow Belts dem Team beitreten, welche hier festgehalten werden.Milestones
Die Projektplanübersicht hilft dabei den aktuellen Projekterfolg zu visualisieren. Die Meilensteine stehen dabei repräsentativ für den Abschluss der einzelnen DMAIC-Phasen.Schritt 2: Das Projekt abgrenzen
Das SIPOC-Diagramm ist ein wichtiges Tool der Six Sigma Methode. Es hilft dabei Prozesse auf der Makroebene betrachten zu können und so einen schnellen Überblick über verbesserungswürdige Prozesse zu erlangen. Dabei wird der Prozess aus Kundensicht unter tatsächlichen Zuständen betrachtet.
Im Six Sigma Anwendungsbeispiel stellt der die Warenannahme als Supplier die bestellte Handelsware als Input dar. Die Handelsware (Materialien, Ressourcen, Daten) sind notwendig für die Ausführung des Prozesses, in dem diese entladen und geprüft werden. Der Output dieses Prozesses ist die geprüfte Handelsware, welcher am Ende beim externen oder internen Kunden landet, der in diesem Fall der Wareneingang ist.
Schritt 3: Kundenanforderungen spezifizieren
Um Kunden- und Businessanforderungen zu ermitteln, kommt die Voice of the Customer Methode (VOC) zum Einsatz. Kundenwünsche werden eingeholt, damit daraus Kunden- und Businessanforderungen ermittelt werden können.
Mit VOC wird die Stimme des Kunden ermittelt. In dem Six Sigma Anwendungsbeispiel äußert der Kunde im Prozess, dass falsche Artikel oder falsche Mengen beim Logistikprozess kommissioniert werden.
Das Kundenbedürfnis liegt darin, die richtigen Artikel und Mengen zu kommissionieren.
Für dieses Bedürfnis wird eine genaue und messbare Zielbeschreibung verfasst. Das Kundenbedürfnis wird mithilfe eines richtigen Kommissioniervorgang erreicht.
Den Output, den man für diese Zielbeschreibung erhält, sind die Anzahl der auftretenden Fehler beim Kommissioniervorgang.
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Hier geht es zur Measure Phase
CONTROL folgt in den nächsten Tagen.
