DAS HR-ARGUMENT
Es ist wichtig, den Zugriff von Mitarbeitern auf Unternehmensinformationen im Kontext der Mitarbeitermotivation und -bindung zu berücksichtigen. Dies ist ein Anliegen für Arbeitgeber und -nehmer. Arbeitgeber brauchen ihre Mitarbeiter um die notwendigen Informationen zu erhalten und um effektiv zu arbeiten. Ebenso sind Mitarbeiter motiviert Fehltritte und Frustrationen durch arbeiten mit falschen, veralteten oder unzureichenden Informationen zu vermeiden.
Eine kürzlich durchgeführte APQC-Umfrage hat gezeigt, wie wichtig ein konsistenter, robuster Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen für Mitarbeiter ist. Die Menschen möchten in Unternehmen arbeiten in denen sie die relevantesten und wertvollsten Informationen leicht identifizieren können. Durch das Verständnis, wie Mitarbeiter arbeitsbezogene Informationen finden und mit ihnen interagieren, können Unternehmen ihre Transparenz verbessern und das Vertrauen der Mitarbeiter in Unternehmensressourcen erhöhen.
Vertrauenswürdige Informationen
APQCs Umfrage zur Arbeitsumgebung der Zukunft ergab, dass der Zugang zu vertrauenswürdigen Informationen der Schlüssel zur Produktivität der Mitarbeiter ist. Trotz der weit verbreiteten Verfügbarkeit von hochentwickelten IT-Lösungen sehen viele Mitarbeiter Verbesserungspotenziale an ihren aktuellen Arbeitsplätzen für die Verwaltung von Unternehmensinhalten, Suchen und Abrufen.
92% der Befragten bewerteten ausreichenden Zugang zu Informationen und Fachwissen, den sie benötigen um zu lernen und effizient zu arbeiten, als unverzichtbar oder hohe Priorität, wenn sie sich entscheiden eine Arbeit zu akzeptieren, zu behalten oder zu verlassen. (Von den 12 Aussagen in Bezug auf die Arbeit, die APQC zur Umfrage gestellt hat, waren die einzigen Faktoren, die von den Befragten als wichtiger bewertet wurden, faire, objektive Leistungsbewertungen und die Beachtung ihrer Ideen, Meinungen und Feedbacks durch ihre Arbeitgeber).
Allerdings gaben weniger Befragte an, dass ihre derzeitigen Arbeitsplätze einen ausreichenden Zugang zu vertrauenswürdigen Daten und Informationen bieten. Auf einer Skala von 1 (stimme überhaupt nicht zu) bis 5 (stimme voll zu) gaben die Befragten eine mittlere Antwort von 3,76 zur Aussage: “Ich habe Zugang zu Informationen und Fachwissen, die ich brauche, um effektiv zu lernen und zu arbeiten” an. Der durchschnittliche Übereinstimmungswert für die Aussage “Ich vertraue auf die Daten und Informationen, die mir zur Verfügung stehen, um meine Arbeit zu unterstützen” war mit 3,69 von 5 etwas niedriger.
APQC untersuchte die Lücken zwischen den Prioritäts- und Übereinstimmungswerten für alle Aussagen, die getestet wurden, um zu ermitteln, wo Unternehmen die Erwartungen der Mitarbeiter in den für sie wichtigen Themen nicht erfüllen. Die Lücke von 0,63 zwischen der Übereinstimmung und der Priorität in der Aussage “Ich habe Zugang zu Informationen und Fachwissen, dass ich lernen und effektiv durchführen muss” ist die drittgrößte der 12 geprüften Aussagen, gleich nach den Lücken bei Aussagen zu Leistungsbewertungen und Rechenschaftspflicht. Und die Lücke zwischen der Prioritäts- und der Übereinstimmungsbewertung in der Aussage: „Ich vertraue auf die verfügbaren Daten und Informationen zur Unterstützung meiner Arbeit.” war die viertgrößte (Abbildung 1).
Arbeitgeber, die die besten Talente anwerben und behalten wollen, möchten möglicherweise in die Verbesserung des Zugangs zu Informationen und Fachwissen investieren sowie den Ursprung von Informationen transparenter machen und das Vertrauen der Arbeitnehmer in die derzeit verfügbaren Ressourcen stärken.
Hilfreiche Techniken
Vielleicht ist ein Grund, warum Mitarbeiter mit ihrem Zugang zu arbeitsbezogenen Informationen nicht vollends zufrieden sind, dass die meisten noch immer auf traditionelle Ansätze angewiesen sind, um diese durchzusehen. Zwei Drittel der Befragten suchen Unternehmensinformationen täglich und fast alle tun dies mehr als einmal pro Woche (Abbildung 2). Darüber hinaus durchsuchen 88% Unternehmensinhalte mindestens einmal wöchentlich, obwohl das Browsen unter Millennials etwas weniger verbreitet ist als bei Mitarbeitern älterer Generationen.
Offensichtlich sind traditionelle Werkzeuge zur Ermöglichung der “Auffindbarkeit” unverzichtbar, ebenso wie Investitionen zur Verbesserung von Taxonomie, Metadaten, Indizierung und Suchalgorithmen. Die große Anzahl anderer Informationszugangsstrategien, die die Mitarbeiter verwenden, legt jedoch nahe, dass das eigene Durchsuchen und Browsen zu viele Ergebnisse mit unzureichendem Kontext für Benutzer liefert, um die relevantesten und wertvollsten Informationen zu identifizieren. Obwohl sich keine Lösungsmethode als vorherrschend herausgestellt hat, experimentieren die Mitarbeiter mit einer breiten Palette von Techniken, um herauszufiltern und zu finden, was sie brauchen.
Warnungen und Empfehlungen
Viele Befragte verwenden eine Kombination aus Warnungen, Empfehlungen und sozialem Feedback, um zu entscheiden, welche Informationsquellen am glaubwürdigsten sind und priorisiert werden sollten. Bspw. überprüfen 61% der Befragten Unternehmensinformationen basierend auf der Beliebtheit (z.B. Listen der meisten heruntergeladenen Inhalte) mindestens einmal im Monat und mehr als ein Viertel davon täglich. Darüber hinaus verwenden fast die Hälfte der Befragten mehr als einmal pro Woche benutzerdefinierte oder allgemeine Benachrichtigungen, um sie auf neue, aktualisierte oder hochwertige Ressourcen hinzuweisen.
Die Befragten verlassen sich auch auf ihre Netzwerke, um ihnen zu helfen, Inhalte mit geringem Wert herauszufiltern und konzentrieren sich auf Informationen, die Kollegen als hilfreich empfunden haben. Zwei Drittel nutzen Beiträge und Empfehlungen in Arbeitsgemeinschaften, mindestens monatlich, um arbeitsbezogene Kenntnisse und Informationen zu finden, und etwa ein Drittel mehr als einmal pro Woche. Beiträge und Empfehlungen in sozialen Netzwerken von Unternehmen sind als Informationspfad nur wenig verbreitet. Obwohl alle Generationen diese Strategien verwenden, legen Millennials besonderen Wert auf Empfehlungen von Kollegen.
Diese Daten korrespondieren mit Meinungsdaten über die Berufserfahrung, was darauf hindeutet, dass die meisten Befragten ein hohes Maß an Vertrauen in ihre Kollegen haben, um sie zu unterstützen und ihnen zu helfen. Zusammengenommen legen die Ergebnisse nahe, dass die Menschen, Mitarbeitern mit denen sie direkt zusammenarbeiten mehr vertrauen, als den Daten und Informationen, die ihnen zur Verfügung stehen. (Mit anderen Worten, persönliche Daten stechen unpersönliche Daten aus.) Dies ist nicht überraschend, aber es liefert wichtige Implikationen dafür, wie Unternehmen Vertrauen in die Daten und Inhalte, die sie an die Mitarbeiter liefern, aufbauen können.
Wenn Mitarbeiter bspw. den Antworten, die sie von bekannten Experten erhalten, mehr vertrauen, als sie in unternehmensinternen Quellen finden, wollen Unternehmen möglicherweise die Informationsquellen eindeutiger kommunizieren, indem sie Autoren/ Eigentümer in Dokumenten aufführen und Anleitungen, Best Practices und Vorlagen mit den Experten, die sie hervorgebracht haben, in Verbindung bringen. Unternehmen möchten möglicherweise auch bestehende Beziehungen in Unternehmensgemeinschaften und sozialen Netzwerken nutzen, um neue und nützliche Informationen zu fördern.
Im Allgemeinen stellt APQC fest, dass Vertrauen in Unternehmensinformationen wächst, wenn Unternehmen flüssige, miteinander verbundene Systeme erstellen, in denen ein Mitarbeiter einen Inhalt auf den Namen des Kollegen, der ihn erstellt oder empfohlen hat überprüfen kann und sofort auf ein Expertenprofil und Kontaktinformationen für diese Person zugreifen kann.
Solche Verbindungen tragen dazu bei, die Informationen in Unternehmensquellen zu personalisieren und bieten Lesern die Möglichkeit, Verbesserungen vorzuschlagen und klärende Fragen zu stellen.
Analytische Modelle und digitale Assistenten
Neuere Technologien zur Informationssuche sind bei den Befragten weniger verbreitet, aber die meisten haben zumindest mit ihnen experimentiert. Fast die Hälfte hat ein fortgeschrittenes analytisches Modell verwendet, um irgendwann arbeitsbezogene Informationen zu finden. Und eine ähnliche Zahl hat Empfehlungen über einen digitalen Assistenten wie Siri, Cortana oder Google Now erhalten. Allerdings verwenden relativ wenig Befragte diese Tools regelmäßig – noch nicht. APQC geht davon aus, dass die Einführung und Nutzung dieser Tools in den nächsten Jahren erheblich zunehmen wird.
Darüber hinaus werden fortschrittliche analytische Modelle – einschließlich solcher, die auf maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und kognitive Systeme angewiesen sind – zunehmend in das Back-End von Unternehmenssuchfunktionen integriert, um die Genauigkeit zu verbessern und die Ergebnisse für den Benutzer kontextbezogen relevanter zu machen. Unternehmen sollten auf diesem Gebiet auf dem neuesten Stand bleiben, da sich die schnell entwickelnde Technologie sowohl auf IT-Investitionen als auch auf Change-Management-Strategien auswirken kann.
FAZIT
Unternehmen geben nur selten Wissensmanagement als Problemursache des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiterbindung an. Aber Mitarbeiter schätzen den schnellen Zugang zu Informationen, die ihnen helfen, effizient zu arbeiten. Unternehmen würden ihren Mitarbeitern am besten dienen – und damit Talente einbeziehen und halten, indem sie eine Vielzahl von Einstiegspunkten in Informations-Quellen bereitstellen sowie eine ausgefeilte, systemübergreifende Suchfunktion bieten.
