Da die Supply Chains immer komplexer und vernetzter werden, müssen Beschaffungsexperten die Art und Weise, wie sie Lieferantenbeziehungen aufbauen und verwalten, überdenken. Unternehmen sind zunehmend von Lieferanten abhängig, um Ineffizienzen und überschüssige Kosten zu reduzieren, Innovationen voranzutreiben, Risiken zu mindern und Wettbewerbsvorteile zu erhalten. Mit dem Vormarsch von Blockchain, E-Procurement und automatisierten Transaktionen ist der Bedarf an Vertrauen und Transparenz zwischen Käufern und Lieferanten größer denn je.
Selbst die marktbeherrschenden Käufer wären unklug, Anbieter in diesem Umfeld zu schikanieren, unter Druck zu setzen und zu mikromanagen. Und dennoch wenden viele Unternehmen diese kurzsichtigen Ansätze im Supplier Relationship Management (SRM) an. SRM ist die Disziplin des strategischen Managements aller Interaktionen mit Drittanbietern, um den Wert zu maximieren. Die Anwendung von formalem SRM gewinnt zunehmend an Bedeutung – aber leider bleiben die meisten Unternehmen an den Ansätzen und Zielen der Vergangenheit hängen.
Eine APQC-Umfrage ergab, dass sich bei Unternehmen mit SRM-Ansätzen 80 Prozent auf SRM verlassen, um Risiken zu reduzieren, und 72 Prozent, um die Einhaltung von Verträgen und Service Levels zu überwachen. Dies sind gefährlich veraltete Schwerpunktbereiche für Unternehmen, die sich auf das Jahr 2020 zubewegen. Die Verlagerung von Risiken auf Lieferanten und das Mikromanagement von Vertragsbedingungen ist kontraproduktiv und verhindert, dass SRM eine maximale Auswirkung auf den Gewinn erzielt.
Führende Unternehmen setzen SRM ein, um Innovationen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Der Schlüssel zu ihrem Erfolg ist der Aufbau von Kooperationsbeziehungen mit strategischen Lieferanten. Im SRM bedeutet Zusammenarbeit keine Kompromisse oder die Abwesenheit von Konflikten. Es ist keine Denkweise oder ein Slogan, und es ist sicherlich kein einheitlicher Ansatz, der bei jedem Lieferanten angewendet werden sollte. Stattdessen ist Zusammenarbeit ein Beziehungsmodell, das auf Leitprinzipien aufbaut und durch Schlüsselverhalten verstärkt wird, das es Einkäufern und Lieferanten ermöglicht, gegenseitig vorteilhafte Ergebnisse zu erzielen. Kurz gesagt, es ist eine Win-Win-Situation.
Starten Sie am Anfang
Es ist kein Wunder, dass das traditionelle SRM oft Frustration und Enttäuschung für beide Seiten hervorruft: Es gilt erst in der letzten Phase der Beschaffung, nachdem die Erwartungen und Vertragsbedingungen festgelegt wurden. Um kollaborative Beziehungen mit Lieferanten aufzubauen, muss man am Anfang beginnen und sich auf das große Ganze konzentrieren: das Potenzial für eine dauerhafte und für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft.
Zuerst müssen Sie Kandidaten für eine Zusammenarbeit identifizieren. Der Aufbau kollaborativer Beziehungen kostet Zeit und Mühe, daher können Sie nicht in die Zusammenarbeit mit allen Lieferanten investieren. Einkäufer können Transaktionsbeziehungen mit Lieferanten unterhalten, die kostengünstige, standardisierte Waren in gesättigten Märkten anbieten. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ist jedoch erforderlich, wenn Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die für das Erreichen der Unternehmensziele unerlässlich sind. Überprüfen Sie diese strategischen Lieferanten nicht nur auf Preis und Qualität, sondern auch auf Vertrauenswürdigkeit, Transparenz und Kompatibilität.
Richtlinien festlegen
Fast jede Käufer-/Lieferantenbeziehung beginnt mit zwei unterschiedlichen Visionen der gewünschten Ergebnisse. Um eine Zusammenarbeit aufzubauen, müssen sich Käufer und Lieferant auf eine gemeinsame Vision ausrichten und Richtlinien festlegen, die diese Vision ermöglichen. Die Richtlinien werden die Partner nicht nur während des gesamten Verhandlungsprozesses, sondern auch während der gesamten Dauer der Beziehung leiten. Eine klar definierte und gemeinsam vereinbarte Reihe von Richtlinien ist notwendig, um Opportunismus und Konkurrenzdenken zu verhindern.
Richtlinien können und sollten für jede Beziehung einzigartig sein, aber die von der Supply-Chain-Management-Forscherin Kate Vitasek als Teil des Vested-Modells definierten Richtlinien sind ein ausgezeichneter Ausgangspunkt. Vitasek hat sechs Leitprinzipien identifiziert, die den Partnern helfen, Vertrauen aufzubauen und zu erhalten:
- Gegenseitigkeit – die Parteien werden einen fairen und ausgewogenen Austausch in der Akzeptanz des Risikos und der Investition von Zeit und Geld vornehmen.
- Autonomie – die Parteien werden als Gleichberechtigte arbeiten und auf eigennützige Machtspiele verzichten.
- Ehrlichkeit – die Parteien werden transparent über ihre Fähigkeiten, Absichten und Erfahrungen sein.
- Loyalität – die Parteien werden der Beziehung und ihren Zielen treu sein.
- Gerechtigkeit – Risiko und Belohnung der Parteien sind vielleicht nicht gleich, aber sie werden gerecht und fair sein.
- Integrität – die Parteien verpflichten sich zu Konsistenz und Vertrauenswürdigkeit in ihren Entscheidungen und Handlungen.
Die Parteien können als Partner verhandeln, um den Arbeitsumfang, die Preisgestaltung und – wichtig – die Kennzahlen festzulegen. Dies steht in krassem Gegensatz zu den one-size-fits-all Performance-Frameworks, die viele Organisationen ihren Lieferanten derzeit aufzwingen. Da der Lieferant der Experte für das zu liefernde Produkt oder die Dienstleistung ist, ist sein Einblick der Schlüssel zur Ermittlung der sinnvollsten Kennzahlen.
Kollaborative Verhaltensweisen üben
Während der gesamten Partnerschaft sollten beide Parteien ihr Engagement für die Zusammenarbeit durch ihre Aktionen verstärken. Daniel Coyle, Autor von The Culture Code: The Secrets of Highly Successful Groups, identifizierte drei Schlüsselverhaltensweisen, die die Zusammenarbeit fördern und die Gruppen zu mehr Produktivität antreiben. Diese Verhaltensweisen können genutzt werden, um Zusammenhalt und Zusammenarbeit nicht nur innerhalb der Organisation, sondern auch mit externen Partnern aufzubauen.
Das erste Schlüsselverhalten ist “Sicherheit aufbauen”. Schaffen Sie ein sicheres Umfeld, in dem sich der Einzelne wohlfühlt, Fehler einzugestehen, Ideen auszutauschen und Fragen zu stellen. Laut Coyle ist Sicherheit wie ein Lichtschalter: Wenn wir uns sicher fühlen, verbinden wir uns; wenn wir uns nicht sicher fühlen, verbinden wir uns nicht.
Das zweite Schlüsselverhalten ist die “gemeinsame Verwundbarkeit”. Demonstrieren Sie Verhaltensweisen, die zeigen, dass das Risiko von beiden Parteien geteilt wird. Dies beginnt damit, dass eine Partei (in der Regel die Führungskraft oder in diesem Fall der Käufer) ihre eigenen Herausforderungen und Einschränkungen offen teilt, was die andere Partei dazu ermutigt, das gleiche zu tun. Dies fördert die Transparenz und die Idee, dass “wir gemeinsam dabei sind”.
Das dritte Schlüsselverhalten ist “Zweck festlegen”. Zusammenarbeit ist nie Selbstzweck; beide Parteien brauchen einen klaren, gut etablierten Zweck, um die Zusammenarbeit voranzutreiben. Coyle empfiehlt, den Zweck explizit zu definieren und kontinuierlich durch Mantras zu fördern. Verwandeln Sie zum Beispiel Richtlinien (z.B. “Reziprozität”) in kurze, leicht zu merkende Mantras (z.B. “Wir behandeln uns gegenseitig fair und anständig”). Mantras mögen kitschig erscheinen, aber sie helfen den Menschen zu wissen, was sie tun sollen, wenn Probleme und Fragen auftauchen.
Takeaway: Kollaboration bringt gewinnbringende Vorteile
Damit Einkaufsprofis in der heutigen komplexen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt erfolgreich sein können, ist die Zusammenarbeit nicht nur eine Nice-to-have-Anforderung. Untersuchungen von IBM haben ergeben, dass Unternehmen mit kollaborativen Lieferantenbeziehungen doppelt so hohe Umsatzzuwächse und fünfmal so hohe Bruttogewinnzuwächse erzielen wie ihre Konkurrenten. Beginnen Sie jetzt mit dem Aufbau kollaborativer Beziehungen oder bereiten Sie sich darauf vor, zurückzufallen.
