Wie Knowledge Management Organisationen bei der Bewältigung von Störungen durch Covid-19 helfen kann

Angesichts des raschen technologischen Wandels, der zunehmenden Häufigkeit von Fusionen und Übernahmen und der Einführung neuer Geschäftsmodelle erwarteten wir bei APQC, dass Störungen ein wichtiges Thema für 2020 sein werden. Aber wie alle anderen auch, haben wir nicht erwartet, dass eine globale Pandemie Unternehmen auf der ganzen Welt aus dem Gleichgewicht bringen würde. Als Folge von Covid-19 müssen die Unternehmen abrupt auf Fernarbeit umstellen. In vielen Organisationen werden diese plötzlich fernstehenden Mitarbeiter wahrscheinlich Schwierigkeiten haben. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, auf benötigte Dokumente und Informationen, die in lokalen Netzwerken gespeichert sind, zuzugreifen. Sie wissen vielleicht nicht, wo sie Antworten finden können, wenn sie nicht an den Schreibtischen der Kollegen um Hilfe bitten können. Es kann ihnen schwerfallen, ohne die Struktur von persönlichen Besprechungen bei der Arbeit zu bleiben.

Aber Knowledge Management (KM) verfügt über die Werkzeuge und Ansätze, um Organisationen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen. KM-Teams müssen Covid-19 als einen Aufruf zur Aufklärung betrachten, um ihren Wert zu steigern und zu verdeutlichen. Es gibt drei Möglichkeiten, wie KM-Teams ihre Organisationen bei der Bewältigung der Herausforderung von Covid-19 unterstützen können.

An der aktuellen Realität ausrichten

In einer Zeit der Krise müssen die KM-Teams die laufenden Initiativen unterbrechen und festlegen, was jetzt zu tun ist, um den Bedürfnissen der Organisation gerecht zu werden.

  • Müssen Sie Key-Ressourcen auf eine leichter zugängliche Plattform verlagern oder konsolidieren?
  • Kann KM unterstützung für Teams anbieten, die plötzlich online zusammenarbeiten und/oder virtuelle Meetings durchführen müssen
  • Müssen Sie Menschen daran erinnern, wie KM-Tools eingesetzt werden müssen, um Antworten zu finden?
  • Sollten Sie ein KM-Teammitglied mit benötigten Fähigkeiten vorübergehend an einen anderen Geschäftsbereich "ausleihen"?

In welche Richtung Sie gehen, hängt von Ihrer Organisation und ihrem Wissensbedarf ab. Sie können beispielsweise feststellen, dass sich KM auf einen bestimmten Bereich des Unternehmens konzentrieren muss, der besonders anfällig oder bereits betroffen ist. Oder Sie stellen vielleicht fest, dass KM etwas tun muss, das außerhalb seines typischen Bereichs liegt. Als zum Beispiel eine großflächige Überschwemmung das Gebiet der Southwestern Division des U.S. Army Corps of Engineers traf, war das Notfallmanagementbüro der Organisation mit mehr als 120 Anrufen pro Tag überfordert. Das KM-Team griff ein und richtete eine öffentliche Wiki-Seite mit allen relevanten Informationen ein, die die Anrufer benötigen würden, und verringerte so die Zahl der Anrufe auf sechs pro Tag.

Die relevantesten KM-Lösungen offensiv vermarkten

Die meisten KM-Programme verfügen über eine Vielzahl von Instrumenten, Ansätzen und Initiativen - und einige werden besser als andere geeignet sein, diesem Moment gerecht zu werden. Am ehesten werden die am besten geeigneten Lösungen die Communities of Practice, Enterprise Social und die Enterprise Search sein. KM-Teams müssen maßgeschneiderte Mitteilungen verschicken, um die Menschen daran zu erinnern, wie und warum sie diese Ressourcen nutzen sollen. Zum Beispiel;

  • Erinnern Sie die Menschen daran, in den Communities und Unternehmen nach Antworten zu suchen, bevor sie E-Mails schreiben oder Kollegen anrufen. Wenn keine Antwort verfügbar ist, stellen Sie die Frage in den Communities, so dass sie von anderen wieder aufgegriffen und verwendet werden kann.
  • Erklären Sie die do´s and don´ts des Enterprise social. Der Zweck ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, und Mitarbeiter müssen möglicherweise daran erinnert werden, wann und wo sie sie im Vergleich zu anderen Tools wie Projektsites, Communities und Wikis verwenden sollten.
  • Warnen Sie die Experten, dass sie einen Zustrom von Fragen erleben könnten. Erklären Sie, dass es für sie wichtiger als gewöhnlich ist, auf Fragen in den Communities zu antworten, im Bereich des Enterprise social verfügbar zu sein und sicherzustellen, dass ihr Inhalt leicht zugänglich und aktuell ist (und betonen Sie, dass KM ihnen so viel Unterstützung wie nötig bietet).
  • Bringen Sie den Leuten bei, wie man sucht. Häufig glauben Menschen, sie wüssten, wie man die Unternehmenssuche nutzt, weil sie Google verwenden können - aber so funktioniert es nicht. Erinnern Sie sie an effektive Suchtechniken, und bieten Sie dieses Wissen, wenn möglich, in verschiedenen Formaten an (z. B. in einem Leitfaden und einem Webinar auf Abruf).

Die KM-Teams sollten ein Ohr für aufkommende Probleme haben, die mit ihren Tools gelöst werden können. Wenn Sie z.B. hören, dass ein Team plötzlich durch E-Mails überlastet ist, erinnern Sie es daran, dass es mit Hilfe von Enterprise Social zusammenarbeiten kann, ohne die Posteingänge der anderen zu überfluten.

Nutzen Sie Ihre Netzwerke

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre internen und externen Unterstützungsnetzwerke zu erreichen. Ihre KM-Teammitglieder, KM-Champions im Business, Partnering-Funktionen, Executive Advocates und Kontakte zu anderen Organisationen können Ihnen wertvolle Hinweise geben. KM-Teams brauchen jetzt mehr denn je ihre Verbindungen im Business, um Einblick in dringende Wissensbedürfnisse zu geben. Es gibt auch eine beträchtliche Anzahl von Organisationen, die bereits über eine überwiegend ferne Belegschaft verfügen, wie Shopify, deren Berichte wichtige Einblicke in die effektive Zusammenarbeit der Mitarbeiter mit virtuellen Werkzeugen bieten.

 

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