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Festlegung von Normen für die virtuelle Zusammenarbeit

Die Corona Krise hat viele Unternehmen gezwungen auf Homeoffice umzustellen. Unter diesen Umständen sind nun ebenso Unternehmen, welche Schulungsangebote als Kerngeschäft haben, auf die Nutzung von „Virtual Classrooms“ angewiesen.

Inzwischen können wir davon ausgehen, dass in der "neuen Normalität" die virtuel-le Zusammenarbeit wichtiger sein wird als bisher. Aufgrund von Kosteneinsparungen, globaler Konsolidierung und sozialer Distanzierung werden die neuen Technologien dazu führen, dass wir mehr Zeit in Online-Interaktion mit Kollegen verbringen werden. Aus diesem Grunde sind neue Spielregeln im Unternehmen, in welcher Art und Weise Mitarbeiter in digitalen Umgebungen auftauchen und zusammenarbeiten, festzulegen. Obwohl die meisten Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit nicht neu sind, ist aber davon auszugehen, dass diese zukünftig auf eine neue, vielseitigere Weise verwendet werden.

Der schnelle Umstieg auf Remote-Work zu Beginn dieses Jahres wurde häufig ohne die dafür notwendigen Richtlinien und Schulungen zur Unterstützung vorgenommen. Ein großes Problem war dabei die digitale Ablenkung, der ständige Sturm von Summen und Pings, der sicher der Steigerung der Produktivität nicht dienlich war. Er zwingt die Mitarbeiter das Dringende vor das Wichtige zu stellen. Um intensive Arbeit zu vollbringen, sind – ähnlich wie bei Präsenzarbeiten – mindestens 4 Stunden pro Tag die Arbeit auf „bitte nicht stören“ zu organisieren. Nach Six Sigma heißt dies, dass alle Störungen, wie z.B. Handy, E-Mail, etc., welcher nicht zur Erfüllung der hauptsächlichen Arbeit benötigt werden, in dieser Zeit auszuschalten sind. Um nicht unter der Flut "dringender" Chat-Nachrichten und farbloser Meme zu leiden, die unsere Denkmuster unterbrechen, sind die Mitarbeiter zu impfen, diese Verbindungen für große Teile des Tages zu unterbrechen. Virtuelle Kollaboration sollte nur in kontrollierten Dosen verabreicht werden.

Kultivierung von Normen und Richtlinien

In einem von APQC veranstalteten Online-Brainstorming sowie durch Erfahrungen von Six Sigma Deutschland wurden viele Ideen entwickelt, um Richtlinien zu erstellen, zu vermitteln und zu verstärken, wie:

1. Erkennen sie die Herausforderungen im Homeoffice an: Die Bedingungen sind dort nicht optimal, im diesem begrenzten Raum gibt es viele Ablenkungen durch Familie und andere Mitbewohner. Das Gespräch über die Normen der Zusammenarbeit sollte dies anerkennen und entsprechend Flexibilität anbieten.
2. Erwartungen verdeutlichen: Die Mitarbeiter können sich dann erwartungsgemäß vorbereiten, obwohl häufig die perfekte Einrichtung und Technik fehlt. Bei Videokonferenzen muss das entsprechende Equipment vorhanden sein, wie Kamera und Mikrofon. Six Sigma Deutschland gibt dies vor Beginn des Trainings bekannt.
3. Begrenzung von Videokonferenzen: Obwohl Videos zentraler Bestandteil von Online-Verbindungen sind, sollten sie begrenzt werden, da sie intim und ermüdend bei ganztägigen Treffen sind. Six Sigma Deutschland begrenzt die Online-Session im virtuellen Classroom auf max. drei Stunden. Wenn die Mitarbeiter oder Teilnehmer sich nicht unbedingt sehen müssen, können sie die Kameras ausschalten..
4. Erklärung, welches Werkzeug wann verwendet wird: Einige Mitarbeiter/Teilnehmer wissen nicht, wann sie Fragen oder über öffentliche Kanäle, wie virtuelle Teams oder Netzwerke, oder privat per E-Mail oder Direktnachrichten mitteilen sollen. Viele Unternehmensplattformen haben überschneidende Funktionen mit verschiedenen Möglichkeiten für Besprechungen und Mitteilungen. Deshalb sollte vor der Sitzung oder dem Training genau festgelegt werden, wie die Teilnehmer zusammenarbeiten und auf welchem Kanal oder Gruppenraum die Interaktion stattfinden. Six Sigma Deutschland gibt dies zu Beginn des Trainings oder vor der jeweiligen Sitzung bekannt.
5. Trainings abwechslungsreich gestalten und zugänglich machen: Sicherstellen, dass jeder Teilnehmer - unabhängig von den Umständen oder dem Lernstil – die Anweisungen erhält. Einige Teilnehmer finden sich im Selbstbedienungstraining besser zurecht, andere brauchen intensive Einzelbetreuung. Wir bieten deshalb Coachings in jedem erdenklichen Format an, von Live-Webinaren und virtuellen Bürozeiten bis hin zu Sitzungen mit Fragen an den Experten, Videos auf Abruf und asynchronen Chats.
6. Bitten Sie erfahrene Teilnehmer/Mitarbeiter die etablierten Normen zu stärken: Dem Drängen der Mitarbeiter, sich gegenseitig zu kritisieren oder zu beschimpfen wird nach hinten losgehen. Dem kann ein positiver Gruppendruck entgegenwirken. Sinnvoll ist es auch die Verbindungen in virtuellen Teams und Gemeinschaften zu schützen, indem alle Mitglieder ermutigt werden die kämpfenden Teilnehmer/Mitarbeiter zu unterstützen.

Es gibt Mitarbeiter/Teilnehmer, welche die virtuelle Zusammenarbeit lieben - und andere die sie nicht ertragen können. Six Sigma Deutschland bietet deshalb ver-schiedene Formen des Trainings an:

1. Präsenztraining in offenen Trainings oder Inhouse.
2. Hybrid Training aus Präsenz- und Online-Modulen
3. Reines Online-Training im virtuellen Classroom

Jeder Teilnehmer oder jedes Unternehmen hat dadurch die Möglichkeit, dass der Unternehmenskultur und den persönlichen Vorlieben entsprechende Training durchzuführen.